【摘要】在诉讼档案规范化管理中，档案管理员通常对案卷的整理归档和利用效果工作非常重视，而往往忽视编制档案检索工具。无论是现代化的还是传统的检索工具，编制它的目的都是为了方便查找诉讼案卷，提高档案利用的效果。综合三类归类法编制的检索工具，计算机式的检索工具无疑更适合于新时期检察机关信息化办公办案的要求，因而值得大力提倡使用。

【关键词】诉讼档案检索工具 做法 异同比较

检察机关依照诉讼程序处理各类刑事、民事案件所形成的诉讼档案，是国家司法档案的重要组成部份，它主要是通过文字形式如实地记载案件事实和处理结果。对诉讼档案进行规范化管理主要有三项内容，即案卷的整理归档、编制检索工具和案卷归档后的利用效果工作。在档案工作规范化管理的实践中，档案管理人员对案卷的整理归档和利用效果工作非常重视，而往往忽视了编制检索工具这道看似简单机械，实则充满智慧的工序，一定程度上给档案查找工作带来不便。为此，笔者就诉讼档案编制和利用检索工具这一课题谈谈一家之言，以期抛砖引玉。

一、诉讼档案检索工具的定义、性质和分类

诉讼档案检索工具是指对诉讼档案信息进行系统存储和根据需要进行查找而制作的索引性文件资料，它是档案整理归档后工作量较大的后期工作，同时又是充分利用档案服务检察业务的先期工作，是提高档案管理水平的重要手段，更是档案管理工作的一个重要的环节。

诉讼档案检索工具总体上可以分为三大类：姓氏归类法、年度归类法、软件归类法。具体的来说，按其形成方式可以分为传统的检索工具和现代化的检索工具；按载体表现形式可以分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具和计算机式检索工具。传统的检索工具主要包括书本式的、卡片式的和缩微式的检索工具，而现代化的检索工具主要指的就是计算机式的检索工具。根据诉讼档案特有的性质，在实践中编制检索工具的习惯做法主要是编制书本式检索工具，也就是传统的检索工具。近年来为了适应规范化管理的需要，编制计算机式的检索工具成为了主流趋势，但往往需要借助专门的检索工具软件才能做好这项工作，而这种软件价格不菲，购买的还是不多，加之有一部份档案管理员习惯于使用传统的检索工具。况且在现阶段，对于检索工具并没有一个统一的使用标准，即使一个档案管理部门自身，经常也是传统的与现代化的检索工具并存使用。

二、传统诉讼档案检索工具的编制方法

在现代化的检索工具出现前，诉讼档案管理较为规范的档案部门，会以不同的查找依据，使用二种不同的方法各编制一套传统的检索工具，这二种方法分别称之为姓氏归类法和年度归类法。编制这二套检索工具的前提是预先设置好检索大纲，即以办案部门为纲，把检察诉讼档案分为五个纲目，具体分为批捕起诉案卷纲目（需合卷）、经济（反贪）案卷纲目、控申案卷纲目、渎职侵权案卷纲目、民行案卷纲目。在分好五个纲目的基础上，在每个纲目内运用上述的二种归类方法编制检索工具。

姓氏归类法是以犯罪嫌疑人的姓名为依据进行归类的方法。这种归类法的编制方法是：1、建立常用姓氏目录（如有新出现的姓氏可随时添加进去），然后按照笔划数的多少排序建立台帐；2、把同一姓氏的犯罪嫌疑人的姓名按照案卷形成的年度集中抄录在同一个姓氏下面。比如有二本案卷，2008年度的王三卷和2009年度的王四卷，它们分属二个不同的归档年度，按照姓氏归类法，就应当将王三卷和王四卷按照归档年度的先后逐一放在“王”姓这个目录下，王三在前，王四在后，如果王三多次犯罪，形成了多本案卷，那么都会记录在“王”姓目录下，这样就方便查找。其它姓氏的归类步骤也是一样。3、把各个姓氏目录汇集成册，就形成了以姓氏为归类依据的一套检索工具。

年度归类法是以案卷形成的年度为依据进行归类的方法。这种归类法的编制相对简单，在同一归档年度下，把五个纲目下的案卷依次按照案卷编号的次序逐一抄录下来就形成了以年度为依据的一套检索工具。

三、现代化的检索工具的编制方法

近几年推广使用的现代化的检索工具，主要是以计算机式的检索工具为代表，它主要是依靠软件来进行管理，比如目前部分检察院使用“3Hmis”管理系统。这种用计算机辅助归类的方法称之为软件归类法，其编制方法是：1、和传统编制一样，也要以办案部门为纲预先设置好五个纲目；2、运用软件的功能设置好录入数据的模板；3、以年度为限逐年录入数据。这种归类法类似于年度归类法，但又融合了姓氏归类法查找方便的特点，体现出了计算机式的检索工具的先进性。

四、三类归类法的特点和异同比较

档案管理人员经常遇到这样的情况，办案人员前来调取犯罪嫌疑人的前科材料时，往往只能提供犯罪嫌疑人的姓名，甚至只能提供同案犯的姓名，除此之外既不清楚他犯过什么罪，也不清楚他是哪年犯的罪，如果用年度归类法的检索工具查询，经常是事倍功半，忙了半天还是查不出个头绪，但如果用姓名归类法查询就简单多了，因为它查询的依据就是犯罪嫌疑人的姓名，在相应的姓氏下很快就能查找出来，软件归类法也是一样，运用计算机强大的搜索功能，也能马上知道结果。所以，查询方便是这二类归类法最大的特点，而年度归类法，它的作用更多的体现在数据的核查和备份的功能上，如果在档案核查的过程中发现前二种检索工具中有遗漏统计案卷的现象，就可以通过年度归类法进行查询，较好地担当了“补漏”的职能。这也是年度归类法编制的检索工具尽管在查询档案中很少用到，但在档案利用中却必须编制的意义所在。

与软件归类法相比，传统的归类法所形成的检索工具虽然也能较好地完成检索任务，但抄录数据的工作量大，书本式的检索工具的外在形式保管起来既麻烦也存在丢失的可能性，而计算机式的检索工具就没有这样的缺点，它既能象传统检索工具一样较好地完成检索任务，同时又能够依靠其强大的搜索功能，避免一些重复的机械性的劳动，达到事半功倍的效果。

五、检索工具的运用趋势

无论是现代化的还是传统的检索工具，编制它的目的都是为了方便查找诉讼案卷，提高档案利用的效果。综合三类归类法编制的检索工具，计算机式的检索工具无疑更适合于新时期检察机关信息化办公办案的要求，因而值得大力提倡使用。但在现阶段，由于客观上计算机等硬件设施配备完备与否以及档案管理人员主观上掌握计算机技能的参差不齐，在实践中，利用传统的检索工具的档案管理人员还是居多。但是随着科学的发展，软件的研发，人才的更新，档案管理部门采取信息化沟通的软件归类法的计算机式的检索工具是大势所趋，它不仅可以大大提高档案的管理水平和利用效果，同时也能够为实现档案管理的信息化，规范化打下坚实基础。

（吉安市吉州区检察院  朱文生 朱为安）